Na kaj biti pozoren pri izbiri računovodstva-podrobneje

Izbira računovodstva je zelo pomembna odločitev ob začetku poslovanja in kasneje - v primeru menjave računovodje. Čeprav se zdi, da so vsi računovodje približno enaki - pomislite še enkrat.
To,  da ponujajo podobne storitve in imajo dokaj podobne cene je zelo relativno in razlike med njimi so lahko precejšnje. Poleg cene, ki se lahko razlikujejo tudi za 50-100% za podobno storitev, so ključne razlike predvsem v smislu kompatibilnosti z načinom poslovanja, ki ga podjetnik želi imeti, fleksibilnosti, raznolikosti storitev idr.
 
V bistvu mora podjetnik pri izbiri računovodstva upoštevati precej vidikov, da lahko optimalno izbere tisto, kar zares potrebuje in po ceni, ki je za takšno storitev primerna.
 
Da bo izbira kar najlažja, si je dobro odgovoriti na nekaj naslednjih vprašanj:
 
1. Kakšen bo obseg poslovanja?
Od obsega bo namreč zelo odvisna CENA storitev. Koliko bo dokumentov, zaposlenih, s kakšnimi sredstvi bo podjetje poslovalo (osnovna sredstva - oprema, nepremičnine, materiali, trgovsko blago…); bo podjetje imelo eno ali več poslovalnic?
 
2. Kaj pričakujemo od računovodstva?

Pri zahtevnejših področj davčnega in finančnega svetovanja se lahko pri nekaterih računovodjih že pojavi nesigurnost.

Kot pri večini zadev, tudi pri računovodstvu velja rek: "malo denarja, malo muzike". To pa ne pomeni, da se za konkurenčno ceno ne more dobiti v redu storitve in da je potrebno za solidno računovodstvo plačevati visoke vsote.
 
3. Ali je cena oz. strošek res samo to, koliko plačujemo računovodstvo?
Z dobrim nasvetom in know-how-om, lahko računovodstvo pomaga prihraniti ogromno časa, denarja in energije!
 
4. Kako želimo organizirati poslovanje?
Živimo v informacijski dobi… veliko poslovnih idej zahteva sodobne pristope, elektronsko izmenjevanje dokumentov, hitro odzivnost. Določene panoge pa se šele razvijajo v tej smeri - vsekakor pa trend ne bo več šel nazaj… 
 
5. Kakšne so možnosti za optimiziranje in povezovanje z računovodstvom?
Trend e-poslovanja ne bo šel več nazaj!
Ko je večina poslovanja elektronskega, se velik del poslovanja lahko poveže, integrira, avtomatizira… Zakaj bi tiskali, kopirali, če se lahko podatki samodejno izmenjajo. S tem se lahko izognemo pretipkavanju, napakam, zadeve so narejene hitreje…
 
6. Iščemo knjigovodjo ali morda lahko dobimo še kaj več?
Vodenje knjig in obračuni plač in prispevkov so le del računovodskih storitev. Res je da so obvezne in nujne, vendar lahko s tem, ko v celoti izkoristimo to, kar nam lahko ponudi računovodja, pridobimo še mnogo, mnogo več.
 
 
V nadaljevanju bom opisal na kaj točno moramo biti pozorni pri izbiri računovodstva, kako ugotoviti, kaj zares potrebujemo in na kakšen način oceniti, ali nam določen ponudnik to lahko zagotovi ter po kakšni ceni. Po točkah bomo opisali, kako moramo biti pozorni na naslednje zadeve:  cena, kvaliteta, prihranki, e-poslovanje, povezljivost in integrirane rešitve, možnost razširjenih storitev in še kaj.
 
 

Kaj preveriti pred odločitvijo

1. Cena - vsakdo želi čim boljše storitve bo ugodni ceni

Razpon cen v računovodski dejavnosti je zelo širok. Večina ponudnikov ima oblikovane nekakšne okvirne "pakete", ki za določeno ceno vključujejo nek predviden obseg storitev. Ker pa na začetku poslovanja podjetniki še ne vemo točno, kaj bomo v praksi potrebovali, lahko nekaj namigov, navedenih spodaj, pomaga ocenit obseg poslovanja in pa kakšne računovodske storitve bodo prišle v poštev.
Obsega poslovanja - oziroma dejavnost je pri razpravi o ceni računovodskih storitev prva točka, kjer se moramo podjetnik vprašati, kaj bomo počeli oziroma kako bo poslovanje potekalo.
 

Cena je najbolj odvisna od obsega poslovanja

Pri dejavnosti trgovin, gostinskih lokalov in raznih osebnih in drugih storitvenih dejavnosti (frizer, maser, serviser…) - bo vse to potekalo preko nekega blagajniškega sistema (blagajne, programa, tablice…). Tako se bo dnevno izstavljalo račune oziroma na koncu dneva naredilo "zaključek" (iztržek). Računati ja treba še na vse dobave blaga in materiala, večje število bančnih transakcij (pologi gotovine, prejeta nakazila za POS terminal, plačila dobaviteljem…).
Tudi število zaposlenih je lahko v takšni dejavnosti primerno večje - če je npr. gostinski lokal odprt vse dni v tednu od 8-22h, bo treba to tudi kadrovsko pokriti.
 
Na drugi strani imamo lahko IT podjetje, kjer bomo izdali nekaj računov mesečno, prejeli nekaj računov (za najemnino, internet, kakšen pisarniški material…).Če bo to podjetje poslovalo z EU ali tujino - pa pridejo potem v poštev posebnosti pri davkih, poročanjih itd.
 
Torej - preden začnemo izbirati računovodstvo in pregledovati pakete - moramo vedeti, kolikšen bo obseg poslovanja, koliko bo dokumentacije, razne posebnosti ipd.
 

2. Kvaliteta - korektno poslovanje in prave informacije ob pravem času

Večina računovodstev ima bogate izkušnje pri vodenju knjig, obračunih plač, kadrovskih zadevah, obračuni DDV… Področja, kot so davčno svetovanje, optimiziranje davkov, poslovanje s tujino so že nekoliko zahtevnejša in pri nekaterih knjigovodjih se že pojavi nesigurnost.
Podjetniki pa zelo pogosto potrebujemo še nekaj več - to so prave in ažurne informacije o poslovanju, preverjene, analizirane in verodostojne.
 
Mnogo računovodstev težko sledi hitremu tempu poslovanja podjetja, računovodski izkazi in informacije o poslovanju niso dovolj ažurne, da bi si z njimi podjetniki na dnevni ravni pomagali in z njihovo podporo sprejemali boljše poslovne odločitve. Zato je namreč potrebno imeti vzpostavljen sistem za dobro, redno in učinkovito sodelovanje podjetja z računovodstvom. Podatki se morajo izmenjevati čim pogosteje, nato pa jih je potrebno znati še pretvoriti v koristne informacije in jih podjetniku predstaviti na razumljiv način.
 
Ko razmišljamo o vidiku kvalitete računovodstva moramo torej upoštevati: ali bo računovodstvo zagotavljalo solidno storitev, ali imajo potrebna znanja in izkušnje za področje poslovanja in specifike našega podjetja, ali bomo potrebovali kakšne redne informacije za odločanje - ali lahko vzpostavimo učinkovit sistem za zagotavljanje teh informacij…
 

3. Prihranki - strošek računovodstva ni samo to, kar vam zaračunajo

Pravzaprav je računovodstvo kot nekakšna ledena gora. Tisto kar podjetniki vidijo, je le majhen delček opravljenega dela - večina se skriva pod gladino - poteka v ozadju. Občasno se tako najde kakšen podjetnik, ki komentira storitev računovodja: "Za ta en izpolnjen list/obrazec, pa takšna cena…" Lahko ste prepričani, da z izpolnitvijo kakšnega obrazca, računovodje podjetnikom prihranijo toliko časa, da si še predstavljajo ne. Temu se v poslovnem svetu reče "know-how". Gre za mešanico znanja, izkušenj, postopkov in dela v ozadju, katerega rezultat je npr. pravilno izpolnjen obrazec.
 

Prihranki so na času, denarju in energiji. Več o tem najdete v tem prispevku.

Vsekakor ni računovodja nadčlovek, vendar ravno zaradi "know-how"-a, naredi nekatera opravila toliko hitreje in bolje, da se podjetnikom vsekakor ne splača "iz nule" učiti in na svojo roko pripravljati teh zadev.
 
Dobro računovodstvo bo tudi za marsikatero zapleteno vprašanje, odgovore "streslo iz rokava", ali pa za razrešitev kakšne dileme porabilo precej manj časa, saj ve, kje poiskati rešitve. In ker imajo računovodstva stik z mnogo različnimi podjetniki in dejavnostmi - imajo tudi dober vpogled v različne rešitve, dobre prakse itd. Vse to bo podjetnikom na kratek in dolgi rok prineslo velike prihranke - tako v času, energiji in denarju.
 

4. e-Poslovanje - informacijska doba je že kar nekaj časa tu - in ne gremo več nazaj

Čeprav se vsi še navajamo na elektronsko poslovanj, pa je to danes že vključeno v vse delčke poslovnega življenja. Podatki se obdelujejo računalniško, zaloge se vodijo v programih, računi se izdajajo elektronsko, komunikacija poteka po e-pošti in drugih kanalih…
 
Vsekakor lahko trdimo, da bo uspešnost podjetja tudi v precejšnji meri povezana s tem, kako učinkovito bomo izkoriščali vse prednosti elektronskega poslovanja.
 
Te prednosti se pokažejo tudi pri sodelovanju z računovodskim servisom. Datoteke se izmenjujejo elektronsko, dokumentacija je v digitalni obliki - ko dobimo račun od dobavitelja po mailu, se ga ne tiska, ampak gre v elektronski obliki dalje do računovodstva; vnašanje podatkov se ne podvaja, dokumenti in informacije so dosegljive 24/7,  večja je sledljivost, več je avtomatizma, poveča se hitrost dela, manj je napak..
 
Če smo usmerjeni v to, da bomo pri svojem poslovanju v največji meri želeli izkoristiti možnosti, ki jih ponuja e-poslovanje, potem moramo izbrati računovodstvo, ki nam bo to omogočalo - oz. vam pri tem celo pomagalo, svetovalo, skupaj z nami vzpostavilo sisteme.
 

5. Razširjeno sodelovanja z računovodjem - večje koristi

Mnogo podjetnikov niti ne ve, kaj točno računovodje počnejo, kakšno delo poteka v ozadju. Vsekakor delo, knjiženje, obračunavanje, kalkuliranje itd. ni samo sebi namen. V resnici se pri tem proizvajajo informacije o poslovanju. Dostikrat se te informacije uporabljajo zgolj za namene obračunavanja davkov, prispevkov in izdelave končnih letnih bilanc ter izkazov - ki pa jih pogosto podjetniki konec koncev niti ne razumemo dovolj, da bi v nam v celoti koristile.
 
Informacije, proizvedene skozi računovodstvo pa se lahko tudi dobro uporabi. V sodelovanju z računovodjem moramo podjetniki ugotoviti, katere informacije bi nam prišle prav in nato sistem zastaviti tako, da računovodja skozi mesečno obdelavo te informacije tudi proizvede. Če se sistem zastavi dovolj ažurno, lahko to pomeni hkrati manj dela za nas, saj potem ni potrebno voditi ločenih evidenc (npr. o terjatvah do kupcev), podatki so ves čas usklajeni in morebitne težave se odkrijejo hitreje - ko so še majhne -  in jih je tako enostavneje odpraviti.
 
Pri odločanju o računovodstvu je torej dobro premisliti o tem, kak lahko določene zadeve (evidence, administrativna opravila, analize poslovanja…) povežemo ali prenesemo na računovodski servis in s tem ubijemo več muh na en mah - podatki bodo bolj točni, preverjeni; delo se ne bo podvajalo; pogosto bodo nekatera opravila računovodje opravili precej učinkoviteje, kot bi jih sami. S tem lahko od računovodstva dobimo precej več, kot samo vodenje knjig, obračun plač in oddaja davčnih poročil - vse to je nujno, vendar za uspešno poslovanje včasih premalo.
 

Zaključek

Ob izbiri računovodstva je torej kar nekaj vidikov, ki jih je dobro premisliti in preveriti. Računovodska opravila in procesi so namreč tesno povezani s poslovanjem podjetja, zato je potrebno zadeve zastaviti tako, da bo delo potekalo čimbolj učinkovito - del tega je tudi elektronsko poslovanje.
 
Končna faza vseh računovodskih storitev so informacije, ki jih lahko, ob dobrem sodelovanju z računovodstvom, podjetnik uporabi pri vsakodnevnih odločitvah.
 
Računovodja bo hkrati tudi nekakšen "zaupnik", poslovni partner - nekdo, ki vam bo stal ob strani in vam pomagal - zato je resnično pomembno da se ujamete. Pri tem pa ne pozabiti, da gre za posel - zato izberite takšnega, ki vam ustreza iz vseh naštetih vidikov. 
 
                           Agencija Znajdi se