Timsko delo in sočasno inženirstvo

Pri sočasnem osvajanju izdelka je ključnega pomena za uspeh timsko delo. Time je smiselno oblikovati takrat, ko delovne naloge presegajo sposobnosti posameznikov in jih je zato bolje rešiti timsko.

Uspešni timi so tisti, ki so motivirani in katerim uspe združiti različne izkušnje in sposobnosti za reševanje novih, kompleksnejših nalog.

Podjetja se za timsko delo odločijo zato, da bi izboljšala produktivnost, kakovost procesa in izdelka ter s tem tudi zadovoljstvo kupcev.
Smisel oblikovanja (združevanja) v time ponazarja angleška beseda za tim —TEAM (Together Ever Achieve More), oziroma skupaj dosežemo več, kot vsakdo sam.
Tim bolje napreduje od posameznika, ker se v timu med člani prenašajo komplementarna znanja in izkušnje s katerimi se lažje in hitreje rešujejo problemi. Delo v timu spodbuja učinkovitejši način dela, s katerim se izboljšuje kakovost opravljenega dela in podjetju omogoča, hitrejše, učinkovitejše in fleksibilnejše nastopanje na trgu.



Značilnosti timskega dela


O timskem delu oziroma timu govorimo takrat, ko je skupina ciljno orientirana na reševanje skupne naloge. Timsko delo je sestavni del sočasnega inženirstva, saj predstavlja sredstvo za njegovo organizacijsko integracijo (slika 1).

Slika 1: Timsko delo kot sredstvo organizacijske integracije


Vrste timov


Time lahko delimo na različne načine in po različnih kriterijih [1]. Glede na način vodenja so lahko:

Avtokratski tim. V takšnem timu ima vodja glavni položaj, ostali člani tima pa so v podrejenem položaju. Tim je voden avtokratično, zato so ostali člani tima pasivni in brez pobude. Vodja tima misli in ukazuje, ostali člani pa delajo in ne razmišljajo. Medsebojna komunikacija je samo vertikalna – ukazi so od zgoraj navzdolj, poročanje pa od spodaj navzgor. Takšen tim je praviloma neuspešen tim.

Liberalni tim. V takšnem timu so vsi člani tima v enakovrednem položaj, položaj vodje pa je oslabljen. V takšnem timu vodje pravzaprav ni, ostali člani pa delajo, kot osamljeni in nepovezani strokovnjaki. Vsak član tima ima svojo organizacijo dela in svoje prepričanje. Povezuje jih le formalna organizacija. Skupaj niso ne bolj ustvarjalni niti ne bolj uspešni. Medsebojne komunikacije skoraj da ni. To je povprečni tim.

Demokratični tim. V takšnem timu prevladujejo člani tima z enakovrednim položajem. Enakopravno in partnersko so povezani z vodjo, ki ima položaj moderatorja. Vodja tima je enak med enakimi. Med člani tima se razvija resničen timski dialog, kjer drug drugega poslušajo, dopolnjujejo skratka med seboj komunicirajo. To je sinergijsko uspešen tim.

Neuspešni timi so škodljivi (1 + 1 + 1 < 3), povprečni timi so nepotrebni in predragi (1 + 1 + 1 = 3), medtem, ko so uspešni timi koristni (1 + 1 + 1 > 3)

Glede na organizacijske oblike timskega dela pa so timi lahko:

Multidisciplinarni timi. Sestavljeni so iz več ljudi z različnimi poklicnimi profili, ki izvajajo zapletene delovne naloge. Pri tem ima vsakdo jasno opredeljeno vlogo in dolžnost, vendar med člani ni pravega sodelovanja.

Interdisciplinarni timi. Zanje je značilno sodelovanje med člani, zato je mogoče neposredno povezovanje udeležencev različnih strok in specialističnih znanj.

Transdisciplinarni timi. So zelo redki. Dosegajo raven, na kateri se ob ohranjanju specifičnih razlik članov ustvari visoka stopnja njihove notranje povezanosti.

Po načinu medsebojne povezanosti, sodelovanja, komunikaciji, prilagajanju dinamiki ter po pristopu k obravnavanju problema pa se timi delijo v tri temeljne oblike:

Operativni timi. Izvajajo osnovna, specifična dela v organizaciji. Pretvarjajo znanje, delo in materiale v izdelek ali storitev.

Integracijski (povezovalni) timi. Integrirajo in koordinirajo delo znotraj organizacijske enote in/ali med njimi.

Managerski (upravljalski) timi. So posebna vrsta integracijskih timov. Ustvarjajo odločitve o strategiji, načrtih, prioritah, dodelitvi virov organizacijskim enotam in različnim timom.
Timsko delo in dejavniki (ne)uspeha

Meredit Belbin [1] je po dolgoletnih raziskavah uspešnih in neuspešnih timov definiral izhodišča za dodelitev timskih vlog, ki lahko zagotovijo uspešnot tima (zmagovalni tim). Timske vloge je določil na podlagi štirih psiholoških značilnostih posameznika:
• inteligence,
• dominantnosti,
• ekstravertiranosti / introvertiranosti,
• stabilnosti / nestabilnosti, zaskrbljenosti.

Za oblikovanje zmagovalnega tima je treba izpolniti naslednje pogoje:
Zagotoviti potrebno znanje. Ko se pojavi ideja, je treba narediti popis potrebnega znanja za uresničitev ideje in izvedbo projekta.
Zagotoviti različnost. Uspeh timskega dela omogoča različnost njegovih članov. V timu naj sodelujejo različno misleči ljudje, različni spolov, z različnimi znanji in izkušnjami. Seveda se pri tem lahko pojavi problem, ker različni ljudje zagovarjajo tudi različna stališča in imajo različna prepričanja. Zato je nujno potrebna pripravljenost članov tima, da sprejemajo drugačna stališča ter si medsebojno pojasnjujejo in dopolnjujejo poglede na rešitev problema.
Narediti popis potrebnih znanj. Preden se oblikuje tim, je potrebno opredeliti področja in vrste znanj, ki jih timsko delo potrebuje. Dobro izdelan popis znanj omogoča lažje predvidevanje potreb po dodatnem znanju, ki ga bo tim potreboval za reševanje problemov.
Vključitev posameznikov v timske vloge. Glavna naloga vodje je, da nalogo razdeli na organizacijsko obvladljive dele, katere dodeli posameznim članom tima in s tem določi tudi njihovo vlogo v timu.

Upoštevati osebnostne lastnosti članov tima. Vsaki timski vlogi je potrebno pripisati osebnostne lastnosti. Osebnostne lastnosti so pomemben element za gradnjo tima saj se v timu odražajo na več načinov: z odnosom do dela in okolja (odprta ali zaprta osebnost) ter vplivom posameznika na druge člane tima (močna oz. šibka osebnost).
Belbin [1] v timu navaja devet različnih vlog:

1. Izvajalec
Značilnost: Izvajalci so dobro organizirani, radi imajo rutino, imajo smisel za praktičnost in samodisciplino. Trdo delo jih veseli, probleme rešujejo sistematično, so zvesti svoji organizaciji, osebni interesi so jim drugotnega pomena. Niso spontani in pogosto delujejo togo.
Funkcija: Izvajalci so koristni zaradi svoje zanesljivosti in občutka za praktično uporabnost. Uspešni so zato, ker so učinkoviti in imajo občutek za možno in ustrezno. Velja, da vodilni kadri opravljajo najraje tisto delo, ki jim je všeč, zanemarjajo pa neprijetne naloge. Za razliko od njih, izvajalec naredi vse, kar je potrebno. Dobri izvajalci pogosto napredujejo do visokih vodstvenih mest predvsem po zaslugi organizacijskih sposobnosti in učinkovitosti pri opravljanju nujno potrebnega dela.

2. Koordinator
Značilnost: Značilna lastnost koordinatorjev je njihova sposobnost, da pritegnejo sodelavce k delu za skupne cilje. So zreli in samozavestni, v medsebojnih odnosih hitro opazijo talente in jih izrabijo za izvedbo skupnih ciljev. Čeprav koordinatorji v timu niso nujno najsposobnejši, imajo širok in svetovljanski pogled na življenje in zato v okolju uživajo ugled.
Funkcija: Koordinatorji dobro vodijo tim, v katerem so posamezniki z različnimi sposobnostmi in osebnimi značilnostmi. Bolje se obnesejo pri delu s kolegi na enakovrednem ali podobnem položaju, kot pa pri usmerjanju podrejenih. Verjamejo v mirno reševanje problemov.

3. Snovalec
Značilnost: Snovalci so inovatorji in so zato izredno ustvarjalni. Spodbujajo spremembe z novimi idejami. Navadno najraje delajo sami zase, ločeno od drugih članov tima. Pri delu so pogosto domiselni in nekonvencionalni. So introvertilni in zelo dojemljivi za kritiko in hvalo. Njihove zamisli so pogosto radikalne in morda brez praktičnih osnov. So samostojni, bistri in izvirni, vendar se težko sporazumejo z drugačne mislečimi ljudmi.
Funkcija: Snovalci so potrebni pri tvorjenju novih predlogov in pri reševanju zahtevnejših problemov. Snovalce potrebujemo v začetnih fazah projekta ali ko je projekt v težavah. Snovalci se pogosto uveljavijo kot ustanovitelji podjetij ali kot ustvarjalci novih izdelkov. Če je v podjetju preveč snovalcev, to vpliva na učinkovitost podjetja, ker snovalci porabijo veliko časa za uveljavljanje svojih zamisli in za reševanje medsebojnih trenj.

4. Strokovnjak
Značilnost: Strokovnjaki so predani ljudje, ki so ponosni na svoje sposobnosti in specialistično znanje. Njihova preokupacija je ohranjanje strokovnega nivoja ter razvijanje ali obramba lastnega strokovnega področja. So zelo ponosni na svoje delo in se navadno ne zanimajo za delo drugih. Strokovnjak je običajno specialist na zelo ozkem strokovnem področju.
Funkcija: V timih so strokovnjaki nenadomestljivi, saj posedujejo dragocena znanja na katerih temeljijo novi izdelki ali storitve podjetja. Kot managerji so cenjeni zato, ker vedo o stvareh več kot ostali in se odločajo na osnovi svojih znanj in izkušenj.

5. Iskalec virov
Značilnost: Iskalci virov so družabni in zanesenjaški. Dobro komunicirajo tako v podjetju, kot tudi izven njega. So rojeni pogajalci, spretni pri raziskovanju novih priložnosti in razvijanju stikov. Čeprav niso domiselni in originalni, hitro privzamejo zamisli drugih in jih nadgradijo. Spretni so pri odkrivanju tistih stvari, ki so na voljo in ki jih je možno uporabiti. Zaradi svoje družabnosti navadno naletijo na topel sprejem. Iskalci virov so sproščene osebnosti z veliko mero radovednosti in pripravljenosti za iskanje novega. Če jih ne spodbujajo drugi, njihova navdušenost hitro upade.
Funkcija: Iskalci virov so dobri pri raziskovanju in proučevanju novih idejaj. So najboljši za navezovanje zunanjih stikov in za pogajanja. Znajo razmišljati in pridobivati informacije od drugih.

6. Ocenjevalec - opazovalec
Značilnost: Opazovalci-ocenjevalci so resni in preudarni ljudje, ki se nikoli prehitro ne navdušijo. Odločajo se počasi in stvari raje predhodno temeljito premislijo. Navadno vse kritično pretehtajo. Znajo modro presojati, ob tem pa upoštevajo vse dejavnike in vplive. Dober opazovalec- ocenjevalec se redko moti.
Funkcija: Opazovalci-ocenjevalci so nepogrešljivi pri analiziranju problemov in ocenjevanju zamisli ter predlogov. Zelo dobro pretehtajo dobre in slabe strani ponujene možnosti. Nepoučenim se zdijo suhoparni, dolgočasni ali celo preveč kritični.


7. Sodelavec
Značilnost: Sodelavci so timu v največjo podporo. So blagi, prisrčni in se zavzemajo za druge. Zelo hitro se prilagajajo raznim situacijam in ljudem. Sodelavci so dojemljivi in diplomatski. Znajo prisluhniti zato so priljubljeni. Dela opravljajo tankočutno, vendar so v kritičnih situacijah neodločni.
Funkcija: Sodelavec gladi spore v timu in tako omogoča drugim, da lahko učinkovito sodelujejo. Ker ne marajo prepirov, si zelo prizadevajo, da jih zaobidejo. Sodelavcev – mangerjev nihče ne smatra za nevarne in so zato priljubljenimi med podrejenimi.

8. Dovrševalec
Značilnost: Odlika dovrševalca je vztrajnost do konca naloge in smisel za podrobnosti. Redko se lotijo stvari, ki jih ne morejo dokončati. Motivira jih zaskrbljenost, čeprav na zunaj lahko izgledajo umirjeni. So tipično introvertirani in ne potrebujejo veliko zunanje spodbude ali stimulacije. Delo neradi prelagajo na druge, saj raje sami opravijo vse naloge.
Funkcija: Dovrševalci so neprecenljivi tam, kjer naloge zahtevajo veliko koncentracijo in natančnost. V timu ustvarjajo občutek potrebnosti za pravočasno izpolnjevanje rokov. V managmentu se odlikujejo z visokimi zahtevami, skrbijo za natančnost, podrobnosti in vztrajnost.

9. Tvorec
Značilnost: Tvorci so visoko motivirani ljudje, zelo žilavi, z izredno željo po uspehu. Pogosto izpadejo kot agresivni, ekstravagantni ljudje z manj energije. Radi izzivajo in na vsak način hočejo zmagati. Radi vodijo in spodbujajo aktivnosti. Ko se pojavijo problemi, jih znajo zaobiti. Ker so trmasti in napadalni, se zelo čustveno odzivajo na razočaranja ali neuspehe. So ozki in prepirljivi, manjka jim človeškega razumevanja. Tvorci obvladajo in celo ljubijo spore.
Funkcija: Tvorci so v glavnem dobri managerji, ker ustvarjajo akcijo in uživajo v delu pod pritiskom. Odlikujejo se pri vlivanju življenja v tim in so zelo koristni v skupinah, kjer zapleti upočasnjujejo procese. Tvorci se znajo dvigniti nad take probleme in prevzeti vodstvo. Radi izvedejo potrebne spremembe in brez pomislekov izvajajo tudi neprijetne ukrepe.
Značilnosti uspešnih timov


Za vse uspešne time veljajo nekatere skupne značilnosti [1]:

1. Cilji so jasno določeni. Vsem članom tima so cilji, ki jih želijo doseči razumljivi in se z njimi strinjajo. Člani tima se istovetijo s postavljenimi cilji, poznajo poti do njih in se zavedajo, da jih bodo dosegli z vzajemnim sodelovanjem in pomočjo sodelavcev.

2. Vsi skupaj obvladajo potrebna znanja in veščine. Posamezniki v timu imajo potrebna znanja in veščine (kompetence) tako v strokovnem oz. tehničnem smislu, kot tudi v smislu medosebnega sodelovanja med člani tima za doseganje ciljev. Vsak posameznik mora biti sposoben in pripravljen delovati kot član tima.

3. Vlada medsebojno zaupanje. Zelo učinkoviti timi imajo razvito visoko stopnjo medsebojnega zaupanja. Posamezniki so prepričani in verjamejo v sposobnosti drugih članov tima, spoštujejo njihove osebnostne lastnosti, različnost in popolnost. Najboljši timi so nenehno pozorni na utrjevanje zaupanja med svojimi člani.

4. Odlično se sporazumevajo. Značilnost najboljših timov je odličnost v medsebojnem sporazumevanju. Prenos sporočil in podatkov (ustno, pisno) poteka neposredno, sproščeno in jasno. Povratne informacije so natančne in preprečujejo morebitne nesporazume. Zamisli, občutki in dvomi se širijo odprto, brez zadržkov in preračunljivosti.

5. Dogovarjanje. Najboljši timi razvijajo pogajalske sposobnosti in veščine dogovarjanja. V timu se pojavljajo tudi težave, razhajanja in stranpoti, a najboljši timi se s težavami znajo spopadati. Člani tima razumejo različnost pogledov posameznikov in so spretni v prilagajanju in dogovarjanju.

6. Primerno vodenje. Učinkoviti vodje znajo spodbuditi tim, da jim sledi tudi v kriznih okoliščinah. To dosegajo z jasnim oblikovanjem zahtev in ciljev za premagovanjem ovir, dvigovanjem samozavesti med člani tima in ustvarjanjem razmer, kjer lahko vsak posameznik v največji meri uresniči svoje zmogljivosti in razvije svoje talente. Najboljši vodje v timu so kot vrhunski trenerji, ki sicer razvijajo in podpirajo tim, klasičnega nadziranja posameznikov pa ne uporabljajo.

7. Notranja in zunanja podpora. Vsak tim razvija primerno ozračje in odnose s poudarkom na razvoju posameznika. Skrbi za usposabljanje članov tima ter postavi jasna in razumljiva merila za spremljanje aktivnosti in merjenje doseženih rezultatov. Tim razvije svoj način vodenja in delovanja, s čimer povečuje učinkovitost in uspešnost posameznih članov in tima kot celote za doseganje čim višjih standardov. Vodja tima zna poiskati tudi zunanjo pomoč za vire, ki jih tim nima, vendar jih nujno potrebuje za doseganje zastavljenih ciljev.
Timsko delo in sočasno inženirstvo


Pri sočasnem osvajanju izdelka (ang. Concurrent Engineering) obstajajo interakcije med posameznimi stopnjami procesa osvajanja izdelka (pri sekvenčnem osvajanju izdelka interakcij ni) in za izvedbo interakcij je bila razvita stezno zankasta tehnologija [2]. S tipom zanke je popisan tip sodelovanja med prekrivajočimi se stopnjami procesov. Winner [3] predlaga uporabo 3-T zank, kjer se izvajajo interakcije med tremi stopnjami procesa osvajanja izdelka.
V primeru uporabe 3-T zank se proces osvajanja izdelka sestoji iz treh 3-T zank. To so: zanka razvoja izdelka, zanka razvoja procesa in zanka potrditve (validacije) izdelka in procesa [4]. Slika 2 prikazuje zanke sočasnega osvajanja izdelka v avtomobilski industriji (po APQP –advanced product quality planning).

 

Slika 2: Zanke pri sočasnem osvajanju izdelka

 

Oblikovanje timov sočasnega inženirstva



Pri oblikovanju timov sočasnega inženirstva v majhnih podjetjih in podjetjih z velikim številom projektov, ki se izvajajo sočasno je torej potrebno paziti na predlaganje:
• čim manjšega števila timov,
• čim manjšega števila timskih ravni in
• ustrezne organizacije podjetja.
Za izvedbo sočasnega inženirstva se v takšnih podjetjih predlaga dvonivojska struktura timov (slika 3), pri kateri je na prvi ravnini projektni tim stalne sestave (v literaturi [2], [4] imenovan kot jedrni tim), na drugi ravnini pa so timi za izvedbo zank sočasnega inženirstva in so spremenljive sestave.
Za kadrovsko popolnitev projektnega tima in timov zank sočasnega inženirstva je odgovoren vodja projekta v sodelovanju z vodstvom in kadrovsko funkcijo podjetja. Projektni tim mora zagotoviti, da se celoten proces osvajanja izdelka razdeli na logične enote (glede na vrsto sočasnega inženirstva) in da se določijo vmesni členi med enotami procesa. Odgovarja tudi za definiranje strategij in konceptov.
Za učinkovito povezovanje in komuniciranje med člani projektnega tima in timi zank sočasnega inženirstva se uporabi informacijski sistem z ustreznimi programskimi orodji, za uporabo katerih morajo biti člani timov dobro usposobljeni.

Slika 3: Struktura timov sočasnega inženirstva

Zaključek


Sočasno osvajanje izdelkov je danes nujna strategija vsakega proizvajalnega podjetja, ki želi uveljaviti in zadržati konkurenčno prednost na tržišču. Ključna cilja sočasnega inženirstva sta:
• bistveno skrajšanje časa trajanja projekta osvajanja izdelka zaradi medsebojnega prekrivanja stopenj in aktivnosti osvajanja izdelka,
• z uporabo orodij sočasnega inženirstva in timskega dela povečati kakovost izdelka ob zmanjšanju stroškov.

Bistveni element uspešnega sočasnega osvajanja izdelkov je timsko delo, kajti brez njega ni mogoče slediti osnovnim ciljem sočasnega inženirstva. To potrjujejo tudi primeri implementacije sočasnega inženirstva v industrijsko prakso slovenskih podjetij.
Literatura


[1] Belbin R.M.: Team roles at work, Elsevier, Amsterdam, 2003.
[2] Prasad B.,: Concurrent Engineering Fundamentals, Volume I. Integrated Product and Process Organization, New Jersey. Prentice Hall PTR, 1996.
[3] Winner R. I.,: The Role of Concurrent Engineering in Weapons System Acquisition, IDA Report R-338, Alexandrija, VA: Institut for Defence Analysis, 1988.
[4] Kušar J., Duhovnik J., Grum J., Starbek, M.. How to reduce new product development time. Robot. comput.-integr. manuf. Vol. 20, No. 1, str. 1-15, 2004.

Avtor: dr. Janez Kušar, docent na Fakulteti za strojništvo v Ljubljani