Projektno vodenje in timsko delo

Projektno vodenje postaja nuja za vsako organizacijo. Čeprav ne gre za opravljanje redne dejavnosti organizacije, kar izhaja iz definicije projekta, je izvajanje projektov pomembno za rast organizacije, predvsem pa za njen razvoj.

Ker se z vodenjem projektov in z vodenjem nevladnih in neprofitnih organizacij ukvarjam vrsto let, bi želel osvetliti nekaj ključnih točk vodenja projektne skupine v nevladnih organizacijah.

Projekti in projektno vodenje nujno zahtevajo timsko delo vseh vključenih. Pravzaprav sodi oblikovanje projektne skupine v obdobje pred začetkom izvajanja projekta, v obdobje priprave, zasnove projekta.
To oblikovanje projektne skupine je običajno dvofazno. Prvo fazo predstavlja oblikovanje profila članov projektne skupine. V tej fazi razmišljamo o ključnih kompetencah, ki jih mora imeti posamezen član projektne skupine na svojem področju. Odločamo se tako o številu, kot o nalogah, ki naj jih člani projektne skupine opravljajo. Pomembno je, da že v tej fazi razmišljamo tudi o tem, kakšne kompetence mora imeti projektni vodja kot vodja skupine. Pri večjih in dalj časa trajajočih projektih je dobro razmisliti o ločitvi položaja člana projektne skupine, ki bo usklajeval delo projektne skupine (koordinator, timski vodja), in člana, ki bo skrbel za strokovno in vsebinsko izvedbo projekta in v tem smislu skrbel za doseganje ciljev in rezultatov projekta.

V drugi fazi sledi iskanje posameznikov, ki v največji meri ustrezajo predvidenim vlogam v projektu, oziroma v projektni skupini. V tej fazi pogosto pride do spremembe prvotno načrtovanih vlog. Napačno je, če se kompetence, ki jih posamezne vloge v projektni skupini zahtevajo, preveč prilagajajo konkretnim osebam. Obratno je bolje – da poiščemo ljudi, ki ustrezajo posamezni vlogi. Izkušnje kažejo, da to vedno ni mogoče, saj partnerji v projektu običajno že vnaprej pričakujejo in predvidevajo, da bo točno določena oseba iz njihove organizacije vključena v projekt, ne glede na njene kompetence in ne glede na potrebe projekta. Včasih je to možno uskladiti, velikokrat pa to pomeni, da moramo poiskati dodatne, običajno zunanje sodelavce, ki ustrezajo predvideni vlogi.

Velikokrat pride tudi do situacije, da ljudje, ki so pripravljali (izhodišča za) projekt ne ustrezajo predvidenim vlogam izvajalcev projekta. Izkušnja je, da je dobro že takoj po idejni zasnovi projekta razmisliti tudi o predvideni skupini za izvajanje projekta, in potem te ljudi tudi poiskati in jih vključiti že v fazo podrobnejše priprave projekta. Tako se izognemo poznejšim težavam v nerazumevanju projekta, projektne ideje v projektni skupini. V mojem dosedanjem delu se je velikokrat izkazalo, da tisti, ki je pripravljal projekt, običajno ni tudi tisti, ki vodi izvajanje projekta. Kar je težava, če se predvidenih izvajalcev ne vključi dovolj zgodaj v pripravo projekta.

Izkušnje tudi kažejo, da se v pripravah in načrtovanju projekta velikokrat preveč usmerja na cilje in aktivnosti projekta, pozablja pa se na vodenje projekta. Projekte izvajamo ljudje, ki rabimo komunikacijo za sodelovanje. Komunikacija je torej za izvedbo projekta ključna. In projektno komunikacijo je potrebno skrbno načrtovati (srečanja, komunikacijske stroške, prevajanja. Posebej zna biti projektna komunikacija problem, če je projekt mednaroden. Takrat težje in manj pogosto pride do srečanja projektne skupine, zato je potrebno timsko delo vzpodbujati z uporabo sodobnih komunikacij, predvsem interneta in internetnih tehnologij. Te omogočajo tudi timsko delo na daljavo, kar vsekakor pomeni napredek, saj je drugače za isti učinek potrebno več srečevanj, ki pa dvigujejo stroške projekta.

Pri samem izvajanju projekta pa je pomembno, da vodja projekta (ali koordinator projektne skupine) ves čas skrbi za to, da projektna skupina deluje timsko. Da se dosegajo sinergični učinki članov projektne skupine. Pri večjih projektih (tudi večfaznih) pa se lahko oblikujejo tudi manjše delovne skupine za izvedbo določenega dela ali faze projekta (delovni paketi). Pomembno je, da vsaka taka skupina ima svojega koordinatorja, vodjo, ki skrbi za usklajeno delo skupine.

Za konec: še vedno pa so pri izvajanju projekta in pri vodenju projektne skupine pomembne izkušnje. Ki jih lahko pridobimo samo z delom in prakso. In še vedno, kljub dolgoletnim izkušnjam, ugotavljam, da se je vedno možno še kaj naučiti na področju timskega dela. Koristno je poslušati in preizkušati tudi rešitve drugih.

Avtor: Aleš Skalič, predavatelj za timsko delo in projektno vodenje

Vse pravice pridržane. Noben del članka/prispevka se ne sme reproducirati ali kopirati v kakšni koli obliki brez dovoljenja avtorja.