Poslovanje

Po tem ko je bil nedavno sprejet peti paket ukrepov – ta je zagotovil na primer: 1.100 EUR temeljnega dohodka podjetnikom, prizadetih ob sprejetih ukrepih – je sedaj v pripravi še 6 »protikoronski paket«. Glavna novost bo kritje fiksnih stroškov podjetnikom in podjetjem. 

Veliko se govori o podjetništvu, Startup-ih, poslovnih priložnostih, poslovnih idejah… Vse lepo in prav - vendar, kako pa je zares gre vse to?

poslovne aplikacije in računovodstvo so učinkovite šele, ko so povezane z jasno zasnovanimi procesi, varnimi podatkovnimi tokovi in strokovno podporo. Digitalizacija zato ni le izbira programa, temveč odločitev o tem, kako bodo dokumenti nastajali, kdo jih bo pregledoval, katere kontrole bodo obvezne in kako bo vodstvo dobilo zanesljive informacije. Kadar aplikacija podpira realen tok dela, zmanjšuje ročne obvode, napake in zamude. Kadar ga ne podpira, pa se strošek hitro preseli v popravke, usklajevanja in negotovost pri poročanju, davkih ter odločanju.

Zakaj poslovne aplikacije in računovodstvo niso samo IT projekt

V praksi se digitalizacija pogosto začne z vprašanjem, katero orodje izbrati. Boljše izhodišče je vprašanje, kateri proces želimo izboljšati. Poslovne aplikacije in računovodstvo morajo zajeti naročila, prejete račune, izdane račune, plačila, zaloge, potne naloge, stroškovna mesta in poročila kot povezan sistem. Če se odgovornosti ne določijo vnaprej, aplikacija ne odpravi zmede, ampak jo le prenese v digitalno okolje. Zato mora biti uvedba kombinacija poslovnega, računovodskega in tehničnega premisleka.

Prvi korak je popis toka dokumentov. Kdo prejme dokument, kdo preveri vsebino, kdo potrdi strošek, kdo knjiži in kdo spremlja odprte postavke? Poslovne aplikacije in računovodstvo morajo ta tok podpirati z vlogami, pravicami, opomniki in sledljivostjo. Pri tem ni pomembna samo hitrost, ampak tudi dokazljivost. Ko nastane vprašanje o izvoru podatka ali razlogu za knjižbo, mora biti pot od dokumenta do poročila razumljiva brez dolgotrajnega iskanja po mapah in sporočilih.

Odprte ERP integracije kot zmanjšanje tveganj

Odprte ERP integracije so pomembne zato, ker podjetja redko poslujejo samo v enem sistemu. Spletna prodaja, skladišče, plačilni sistemi, kadrovske evidence in računovodski programi morajo izmenjevati podatke. Poslovne aplikacije in računovodstvo sta varnejša, kadar omogočata standardizirane izvoze, dokumentirane povezave in jasno revizijsko sled. Zaprt sistem lahko kratkoročno deluje udobno, dolgoročno pa poveča odvisnost od enega ponudnika, oteži menjavo računovodske podpore in zmanjša nadzor nad podatki.

• Preverite, ali aplikacija omogoča izvoz ključnih podatkov v uporabni obliki, ne le v zaprtih poročilih.
• Ocenite, ali so pravice uporabnikov prilagodljive glede na naloge, odgovornosti in načelo najmanjšega dostopa.
• Zahtevajte jasno sled sprememb: kdo je podatek vnesel, popravil, potrdil ali izvozil.
• Preverite, kako sistem podpira prejete in izdane dokumente, priloge, statuse ter opomnike.
• Vnaprej razmislite, ali bo rešitev podpirala rast, nove poslovne enote ali drugačen model obračunavanja.

Pri ocenjevanju varnosti se ne ustavite pri geslih. Pomembni so varnostne kopije, ločevanje pravic, dnevniški zapisi, šifriranje prenosa podatkov, postopki ob izpadu in možnost hitrega omejevanja dostopov. Poslovne aplikacije in računovodstvo obdelujejo občutljive finančne in poslovne informacije, zato mora biti jasno, kdo ima dostop in zakaj. Dobra rešitev ne temelji na zaupanju posamezniku, temveč na pravilih, kontrolah in rednem preverjanju.

Najdražja digitalizacija je tista, ki avtomatizira neurejen proces in skrije odgovornost za podatke pred vodstvom.

Kako oceniti podporo, skladnost in strokovnost

Podpora ni samo tehnična pomoč ob napaki. Pri poslovnih sistemih pomeni razumevanje računovodskih pravil, poslovnih posebnosti in posledic sprememb. Poslovne aplikacije in računovodstvo zahtevajo sogovornike, ki znajo vprašati, zakaj se podatek uporablja, ne le kam ga vnesti. Pri uvajanju je smiselno vključiti finance, računovodstvo, operativo in vodstvo. Vsaka skupina vidi drug del tveganja: eni poznajo dokumente, drugi zakonske roke, tretji poročila, četrti stroške neučinkovitosti.

Skladnost je treba presojati širše od tega, ali program izdela račun. Pomembno je, kako obravnava popravke, dobropise, davčne evidence, arhiviranje, zaključevanje obdobij in ločevanje nalog. Poslovne aplikacije in računovodstvo morajo omogočiti, da se enaka pravila uporabljajo ponovljivo, tudi ko se ekipa zamenja ali poveča obseg dela. To je področje, kjer se kakovostna računovodska podpora hitro pokaže: manj je improvizacije, več je predvidljivih postopkov.

poslovne aplikacije in računovodstvo pri rasti podjetja

Rast pogosto razkrije šibkosti sistema. Dokler je dokumentov malo, ročni pregledi in preglednice še delujejo. Ko se poveča število računov, projektov, naročnikov ali skladiščnih premikov, isti pristop povzroči ozka grla. Poslovne aplikacije in računovodstvo morajo biti zato zasnovani z mislijo na spremembe: nova stroškovna mesta, dodatne potrjevalce, povezave z zunanjimi sistemi, drugačno poročanje ali prehod na drugačen način računovodske obravnave. Razširljivost ni razkošje, temveč zavarovanje pred dragimi predelavami.

Koristen preizkus pred odločitvijo je scenarij prihodnosti. Kaj se zgodi, če podjetje uvede novo prodajno pot, spremeni cenik, doda naročniški model, zamenja računovodsko podporo ali potrebuje podrobnejše upravljavsko poročanje? Poslovne aplikacije in računovodstvo, ki podpirajo odprte integracije, jasne izvoze in urejene kontrole, omogočajo mirnejše prilagajanje. Odločitev seveda ostane pri vodstvu: ali bo sistem postavljen strokovno že na začetku ali pa se bodo vrzeli reševale sproti, praviloma takrat, ko je časa najmanj.

O avtorju:

Robert Dvoršek je podjetnik, računovodja, podjetniški in finančni svetovalec. Je lastnik in direktor uspešnega podjetja ZNAJDI SE računovodstvo d.o.o., ustanovitelj in direktor Zavoda Znajdi se, avtorknjige (Z)NAJDI SE v podjetništvu, predsednik več društev in združenj. V poslovnem svetu ima obilo izkušenj - 17 let dela v računovodstvu, 15 let vodenja samostojnega računovodskega servisa, vrsto let pa se ukvarja z davčnim in finančnim svetovanjem. S podjetništvom in lastno poslovno kariero je pričel leta 2007 z ustanovitvijo zasebnega zavoda, nadaljeval z razvojem računovodskega servisa kot samostojni podjetnik, kasneje pa kot d.o.o.. Pred vstopom v poslovni svet je že več kot 10 let aktivno deloval v vodstvih različnih organizacij, društev in klubov. Poleg univerzitetne izobrazbe ima opravljena različna neformalna izobraževanja in za seboj vodenje več kot 100 projektov. Vse svoje izkušnje in znanja je združil v svoji prvi knjigi (Z)najdi se v podjetništvu. 

Pri potnih stroških, ki si jih zasebniki lahko priznavajo za opravljanje svojih storitev se pogosto srečujejo z vprašanjem, kam uvrstiti stroške prevoza »na delo«. 

V zakonodaji je prišlo do določenih sprememb pri izdajanju računov – gre namreč za prepoved uporabe računalniških programov, ki omogočajo naknadno brisanje ali popravljanje računa, ko je le ta enkrat izdan.

Pot dokumenta je najpreprostejši preizkus, ali podjetje res razume svoje računovodske tokove, preden jih začne avtomatizirati. Če en račun, dobropis ali pogodbeno prilogo sprehodite od prejema do knjiženja, hitro vidite, kje nastajajo kopije, manjkajo pojasnila in kdo odloča o naslednjem koraku. Namen ni iskati krivcev, temveč urediti delo tako, da je pot dokumenta jasna, ponovljiva in podprta z odgovornostmi. Šele potem ima avtomatizacija zdravo nalogo: skrajšati nepotrebne postanke, ne pa hitreje prenašati iste nejasnosti med ljudmi. Tak zapis pogosto razkrije več kot dolg pravilnik ali splošen občutek.

Kaj razkrije pot dokumenta pred avtomatizacijo

V praksi dokument redko potuje po idealnem postopku. Prispe v e-poštni predal, nekdo ga shrani v mapo, pojasnilo dobavitelja ostane v ločenem pogovoru, nato pa računovodstvo dobi samo del zgodbe. Ko se pozneje pojavi vprašanje, katera različica je prava, težava ni nujno v malomarnosti. Pogosto manjka skupno mesto, kjer bi bila pot dokumenta vidna vsem, ki morajo ukrepati.

Za začetek izberite en nedavno obravnavan dokument. Ne izbirajte popolnega primera, ampak takšnega, ki je vsaj malo tipičen: račun z dodatnim pojasnilom, prilogo, odobritvijo ali popravkom. Zapišite dejanske postanke, ne postopka, kot bi moral biti. Uporaben zapis je kratek: korak, mesto, odgovorna vloga, naslednji korak. Če nihče ne zna povedati, kje je pojasnilo, je pot dokumenta že pokazala prvo šibko točko.

Pri tem ločite dokument od informacij, ki ga razlagajo. Račun je lahko shranjen pravilno, vendar brez pojasnila o dobavi, dogovorjenem popustu ali spremembi naročila ne omogoča zanesljive obravnave. V računovodstvu je kontekst pogosto enako pomemben kot priloga. Zato naj pot dokumenta vključuje tudi opombe, odgovore, odobritve in odprta vprašanja, ne le datoteke.

Avtomatizacija ne skrajša dela, če najprej ne pokažete, kje dokument dejansko zastane in kdo lahko nadaljuje.

Ko imate opis poti, ga primerjajte s pravilnikom ali dogovorjenim načinom dela. Razlika med zapisanim pravilom in resničnim ravnanjem ni poraz, ampak izhodišče za izboljšavo. Prav tu se pokaže, ali potrebujete novo orodje, boljši dogovor ali samo jasnejšo odgovornost. Dobra pot dokumenta je dovolj preprosta, da jo ljudje uporabljajo tudi v napornem delu meseca.

Ločite ponavljanje od strokovne presoje

Vsak postanek ni enako primeren za avtomatizacijo. Prepis datuma, zneska ali številke dokumenta po jasnem pravilu je ponavljajoče se opravilo. Razlaga neobičajnega dogovora, presoja pravilne davčne obravnave ali odločitev o knjiženju pa zahteva strokovno presojo. Če pot dokumenta pokaže, da se ti dve vrsti dela mešata, avtomatizacija ne bo rešila bistva. Lahko samo hitreje premakne nepopoln podatek naprej.

• Zapišite, kateri podatki so vedno prisotni in dovolj enotni za prenos brez dodatnega vprašanja.
• Označite, kje pot dokumenta potrebuje pojasnilo, odobritev ali strokovni pregled.
• Določite, kdo sme odgovoriti na poslovno vprašanje in kdo opravi računovodsko presojo.
• Preverite, kaj se zgodi, kadar manjka priloga, znesek odstopa ali je dokument poslan dvakrat.

Posebej pomembno je, da preizkus vključuje odstopanja. Če sistem deluje samo pri popolnem računu, v vsakdanjem delu hitro nastane nov obvod: dodatna e-pošta, ločena mapa ali ustno pojasnilo. S tem se pot dokumenta znova razdrobi. Boljša rešitev je vidno mesto za odprta vprašanja, kjer je zapisano, kaj manjka, kdo odgovarja in do kdaj je pričakovan odgovor.

Stanja dokumenta naj pomenijo isto vsem

Veliko nesporazumov nastane pri besedi končano. Za pošiljatelja je dokument končan, ko ga posreduje. Za prejemnika se delo takrat šele začne. Zato uvedite malo, vendar uporabno število stanj: prejeto, čaka pojasnilo, pregledano, pripravljeno za knjiženje. Ko je pot dokumenta povezana s takšnimi stanji, ljudje ne ugibajo, ali morajo še kaj narediti.

Ne pretiravajte z oznakami. Če jih je preveč, postane označevanje dodatno delo, ne pomoč. Vsako stanje naj odgovori na tri vprašanja: kdo ima naslednjo nalogo, kaj potrebuje in kdaj je korak zaključen. Tak dogovor je pogosto pomembnejši od samega programa, saj omogoča, da enako besedišče uporabljajo podjetnik, administracija in računovodstvo.

Preizkusite eno spremembo, ne celotnega sveta

Ko želite izboljšati pot dokumenta, ne uvajajte hkrati petih novosti. Izberite eno vrsto dokumentov, na primer prejete račune z dodatnimi pojasnili, in eno spremembo, denimo skupno mesto za dokument ter pripadajoče vprašanje. Primerjajte obdobje pred spremembo in po njej. Spremljajte število obravnavanih dokumentov, manjkajočih prilog, ponovnih vprašanj in primerov, ki so čakali na pojasnilo.

Pri merjenju bodite dosledni. Če spremljate čas, določite enak začetek in konec: na primer od prejema dokumenta do trenutka, ko je pripravljen za računovodsko obravnavo. Pri manjšem številu primerov en sam mesec ne pove vsega, vendar pokaže smer. Najbolj uporaben dokaz ni občutek sodobnosti, ampak to, da naslednja oseba dokument najde, razume in lahko nadaljuje brez dodatnega lovljenja informacij.

Kje se začne odgovorno računovodsko delo

Nekaterih primerov ne bo rešila nobena oznaka. Zapletene davčne okoliščine, nejasni dogovori ali posebnosti poslovnega modela zahtevajo presojo ljudi, ki razumejo posledice knjiženja in poročanja. Prav zato je urejena pot dokumenta pomembna tudi za kakovostno računovodstvo. Strokovnjak lahko bolje presodi, če prejme dokument skupaj s pojasnilom, podlago, vprašanjem in rokom, ne pa razpršenih delov zgodbe.

Za praktičen začetek pripravite preprosto predlogo sporočila: kateri dokument pošiljate, kaj je nejasno, katero vprašanje želite razrešiti in do kdaj potrebujete odgovor. S tem ne nadomeščate strokovne obravnave, ampak ji ustvarite boljše pogoje. Ko je pot dokumenta kratka, pregledna in odgovorno vodena, avtomatizacija dobi jasen namen: manj nepotrebnih postankov ter več časa za odločitve, ki res zahtevajo znanje.

O avtorju:

Robert Dvoršek je podjetnik, računovodja, podjetniški in finančni svetovalec. Je lastnik in direktor uspešnega podjetja ZNAJDI SE računovodstvo d.o.o., ustanovitelj in direktor Zavoda Znajdi se, avtorknjige (Z)NAJDI SE v podjetništvu, predsednik več društev in združenj. V poslovnem svetu ima obilo izkušenj - 17 let dela v računovodstvu, 15 let vodenja samostojnega računovodskega servisa, vrsto let pa se ukvarja z davčnim in finančnim svetovanjem. S podjetništvom in lastno poslovno kariero je pričel leta 2007 z ustanovitvijo zasebnega zavoda, nadaljeval z razvojem računovodskega servisa kot samostojni podjetnik, kasneje pa kot d.o.o.. Pred vstopom v poslovni svet je že več kot 10 let aktivno deloval v vodstvih različnih organizacij, društev in klubov. Poleg univerzitetne izobrazbe ima opravljena različna neformalna izobraževanja in za seboj vodenje več kot 100 projektov. Vse svoje izkušnje in znanja je združil v svoji prvi knjigi (Z)najdi se v podjetništvu. 

Že od leta 2011 veljava Zakon o preprečevanju zamud pri plačilih s katerim je bil tudi posledično spremenjen Zakon o DDV, ki je za zavezance za plačilo DDV uvadel nekatere pomembne novosti!