Komunikacija z računovodstvom je najhitrejša, kadar računovodja ob vprašanju prejme tudi dokument, kontekst in jasno pričakovanje. Veliko zamud ne nastane zaradi zahtevnosti knjiženja, temveč zato, ker povezava do priloge ne deluje, račun ni prepoznaven ali ni razvidno, kaj želite preveriti. Če v sporočilo vključite številko dokumenta, dobavitelja, datum, znesek, opis napake in rok, zunanji servis hitreje najde pravo podlago ter odgovori uporabno. Dobra računovodska komunikacija zato ni birokracija, ampak bližnjica do manj dopisovanja, manj domnev in bolj zanesljivih odločitev pri vsakodnevnem poslovanju.
Komunikacija z računovodstvom se začne pri dokazilih
Komunikacija z računovodstvom se pogosto zaplete pri osnovnem vprašanju: o katerem dokumentu govorimo. Sporočilo v slogu, da nek račun ni pravilen, računovodji ne pove dovolj. Lahko obstaja več računov istega dobavitelja, več dobropisov, več osnutkov ali več uvozov v različnih obdobjih. Zato vedno navedite točno številko računa ali dokumenta, datum izdaje oziroma prejema, znesek in vrsto dokumenta. Če dokument pošiljate iz sistema, preverite, ali ima računovodja do njega dejanski dostop.
Bodite informirani o tej in podobnih temah:
Komunikacija z računovodstvom ni namenjena prelaganju odgovornosti, ampak pravilni izmenjavi informacij. Računovodja lahko strokovno presodi davčno obravnavo, knjiženje ali zapiranje postavk, vendar mora najprej razumeti poslovni dogodek. Pri dobavitelju navedite naziv ali opis poslovnega partnerja, vendar ne dodajajte nepotrebnih osebnih podatkov. Dovolj je, da je dokument nedvoumno prepoznaven. Če se vprašanje nanaša na storitev, pojasnite, kaj je bilo kupljeno, za kateri namen in v katerem obdobju se strošek nanaša.
- točna številka računa, dobropisa, avansa, potnega naloga ali drugega dokumenta,
- datum izdaje, prejema, opravljene storitve ali plačila, kadar je pomemben,
- znesek z navedbo, ali gre za bruto, neto ali davčni znesek,
- dobavitelj ali poslovni partner, opisan brez nepotrebnih osebnih podatkov,
- priloga, izvoz iz programa ali delujoča povezava do dokumenta,
- kratek opis zaznane napake ali dileme,
- jasno vprašanje, kaj želite, da računovodja preveri.
Komunikacija z računovodstvom postane posebej pomembna, ko se pojavi napaka. Namesto splošne navedbe, da se nekaj ne ujema, opišite, kje ste razliko opazili. Ali je napačen znesek davka, datum zapadlosti, konto, status plačila, knjiženje stroška ali povezava z naročilom? Dodajte, kaj ste že preverili sami. Tak opis zmanjša možnost, da računovodja najprej raziskuje napačno smer in šele nato ugotovi, kaj je bilo dejansko vprašanje.
Najhitrejši odgovor dobite takrat, ko računovodja ne išče dokumenta, ampak rešuje vprašanje.
Dobro dopisovanje z računovodjo vključuje tudi stopnjo nujnosti. Ni vsako vprašanje nujno isti dan, nekatera pa so vezana na plačilo, oddajo obračuna, zaključek meseca ali rok poročanja. Če je zadeva časovno občutljiva, napišite konkreten rok in razlog zanj. Če rok ni kritičen, to prav tako povejte. Kakovostno in specializirano računovodstvo lažje razporedi delo, kadar so pričakovanja jasna, vi pa se izognete občutku, da se vprašanje izgublja med drugimi nalogami.
Predloga: Komunikacija z računovodstvom brez ugibanja
Predloga sporočila naj bo kratka, vendar popolna. Uporabite jo lahko za e-pošto, komentar v poslovnem programu ali interno nalogo. Pomembno je, da računovodja v prvem branju razume dokument, težavo in želeni rezultat.
Zadeva: preverjanje dokumenta ali knjižbe. Dokument: navedite številko dokumenta, datum in znesek. Partner: navedite dobavitelja ali opis poslovnega partnerja, brez odvečnih osebnih podatkov. Priloga: dodajte račun, izvoz, posnetek zaslona ali drugo podlago. Opis: pojasnite, kaj ste opazili, na primer neujemanje zneska, napačen status, manjkajočo prilogo ali dvom glede davčne obravnave. Vprašanje: napišite, ali želite preveriti knjiženje, zapiranje plačila, davčno stopnjo, rok zapadlosti ali pravilnost vnosa. Rok: navedite, do kdaj potrebujete odgovor in zakaj.
Komunikacija z računovodstvom je učinkovitejša, če ločite dejstva od domnev. Dejstvo je, da je dokument v sistemu viden z določenim zneskom ali datumom. Domneva je, da je verjetno napačno knjižen. Oboje je lahko koristno, vendar naj bo jasno označeno. Računovodja tako ve, kaj naj preveri v evidencah in kateri del je vaše opažanje iz poslovnega procesa. Tak pristop je profesionalen, hkrati pa dovolj človeški, ker ne predpostavlja, da druga stran pozna ozadje.
Kontrolni seznam: Komunikacija z računovodstvom pred pošiljanjem
Preden pošljete vprašanje, si vzemite minuto za hiter pregled. Ta minuta pogosto prihrani dan ali dva dodatnega dopisovanja. Izmenjava informacij z računovodstvom je najboljša, ko ni preveč obsežna, je pa dovolj natančna. Če sporočilu manjkajo osnovni podatki, računovodja ne more zanesljivo odgovoriti, tudi če je vprašanje na videz preprosto.
- Ali je dokument nedvoumno identificiran s številko, datumom in zneskom?
- Ali priloga deluje in je računovodji dostopna?
- Ali je navedeno, kaj točno je sporno ali nejasno?
- Ali ste zapisali, kaj želite preveriti ali potrditi?
- Ali je navedena nujnost oziroma rok za odgovor?
- Ali sporočilo ne vsebuje nepotrebnih osebnih ali identifikacijskih podatkov?
- Ali je vprašanje povezano z enim primerom, ne z več nepovezanimi temami?
Komunikacija z računovodstvom ni administrativna ovira, temveč del kakovostnega poslovnega procesa. Če pošiljate nepopolna vprašanja, se računovodja najprej ukvarja z iskanjem, povezovanjem in preverjanjem osnovnih dejstev. Če pošljete urejeno vprašanje, lahko uporabi strokovno znanje tam, kjer ima največjo vrednost: pri presoji, pravilni obravnavi in opozorilih na tveganja. To je razlika med improviziranim reševanjem in urejenim sodelovanjem s servisom.
Manj dopisovanja, več uporabnih odgovorov
Komunikacija z računovodstvom se izboljša z navado, ne z zapletenimi pravili. Vsako sporočilo naj pove, kateri dokument obravnavate, kaj ste opazili, kaj želite izvedeti in do kdaj potrebujete odgovor. Tak način dela spoštuje čas obeh strani in zmanjšuje napake. Računovodja ne potrebuje dolgih razlag, potrebuje pa pravo kombinacijo dokazil in konteksta. Ko to postane standard, so odgovori hitrejši, sodelovanje mirnejše, finančni podatki pa zanesljivejši.
O avtorju:
Robert Dvoršek je podjetnik, računovodja, podjetniški in finančni svetovalec. Je lastnik in direktor uspešnega podjetja ZNAJDI SE računovodstvo d.o.o., ustanovitelj in direktor Zavoda Znajdi se, avtor knjige (Z)NAJDI SE v podjetništvu, predsednik več društev in združenj. V poslovnem svetu ima obilo izkušenj - 17 let dela v računovodstvu, 15 let vodenja samostojnega računovodskega servisa, vrsto let pa se ukvarja z davčnim in finančnim svetovanjem. S podjetništvom in lastno poslovno kariero je pričel leta 2007 z ustanovitvijo zasebnega zavoda, nadaljeval z razvojem računovodskega servisa kot samostojni podjetnik, kasneje pa kot d.o.o.. Pred vstopom v poslovni svet je že več kot 10 let aktivno deloval v vodstvih različnih organizacij, društev in klubov. Poleg univerzitetne izobrazbe ima opravljena različna neformalna izobraževanja in za seboj vodenje več kot 100 projektov. Vse svoje izkušnje in znanja je združil v svoji prvi knjigi (Z)najdi se v podjetništvu.