AI v računovodstvu je uporaben pomočnik, kadar pospeši zajem dokumentov, urejanje podatkov, iskanje nepravilnosti in pripravo osnutkov knjižb. Ni pa samostojen računovodski strokovnjak. Splošni jezikovni modeli lahko pravila razumejo preveč splošno, spregledajo izjeme ali napačno ocenijo davčne posledice. Zato je AI v računovodstvu najbolj koristen takrat, ko deluje znotraj jasnih pravil, na kakovostnih podatkih in pod nadzorom strokovno-računovodsko usposobljene osebe, ki razume poslovni namen dogodka, zakonodajo, pravila računovodske prakse ter odgovornost za končni rezultat.
Kje AI v računovodstvu že res pomaga
Največja vrednost umetne inteligence je pri opravilih, ki so ponavljajoča, podatkovno bogata in časovno potratna. Prepoznava računov, razvrščanje prilog, predlaganje partnerjev, preverjanje zneskov, iskanje podvojenih dokumentov in priprava osnutkov temeljnic lahko pomembno razbremenijo ekipo. AI v računovodstvu lahko tudi opozori na nenavadne vzorce, na primer skok stroškov določene kategorije ali manjkajoče priloge pri potnih nalogih.
Bodite informirani o tej in podobnih temah:
Korist je še večja, kadar so procesi urejeni. Če so dokumenti jasno poimenovani, stroškovna mesta dosledno uporabljena, pravila potrjevanja znana in podatki v sistemu čisti, digitalni pomočnik deluje precej bolje. Če pa so vhodni podatki nepopolni, zamujeni ali napačno označeni, bo tudi rezultat negotov. AI v računovodstvu ne popravi samodejno poslovne neurejenosti; pogosto jo le hitreje pokaže.
Dobro deluje tudi kot pomoč pri pripravi pojasnil. Lahko povzame vsebino pogodbe, izpostavi pomembne datume, pripravi seznam odprtih vprašanj ali predlaga, katere dokumente je treba zahtevati pred knjiženjem. Toda povzetek ni dokazilo in osnutek ni strokovno mnenje. Računovodja mora preveriti, ali je besedilo pravilno razumljeno, ali obstajajo dodatni dogovori in ali transakcija odraža dejanski poslovni dogodek.
V praksi se hitro pokaže razlika med tehničnim branjem dokumenta in računovodsko presojo. Račun za reprezentanco, izobraževanje, programsko naročnino ali storitev iz tujine je lahko na videz preprost. AI v računovodstvu lahko prepozna dobavitelja, datum, znesek in opis, ne more pa zanesljivo presoditi namena dogodka, upravičenosti odbitka davka, povezanosti s prihodki ali posebnih omejitev.
Prav namen je pogosto odločilen. Enak nakup je lahko poslovno potreben material, osebna poraba, darilo, reklama ali reprezentanca. Enaka vožnja je lahko službena pot, prevoz na delo ali zasebna uporaba sredstva. Enako plačilo je lahko avans, naročnina, licenca, strošek obdobja ali dolgoročna pravica uporabe. AI v računovodstvu lahko ponudi predlog, vendar brez konteksta ne more odgovorno zaključiti.
AI v računovodstvu naj pospeši delo, ne pa nadomesti strokovne presoje in odgovornosti računovodje pri odločitvah.
To ni nezaupanje do tehnologije, temveč zdrava razmejitev vlog. Avtomatizacija je odlična pri hitrosti, doslednosti in obdelavi velike količine podatkov. Strokovno računovodstvo pa presoja vsebino, tveganja in posledice. Kadar sistem predlaga knjižbo, mora nekdo razumeti, zakaj je predlog smiseln, kdaj ni in katere dodatne informacije so potrebne.
Meje avtomatizacije pri davčnih pravilih
Splošni jezikovni modeli so trenirani na velikih količinah besedil, ne na odgovornosti za pravilno davčno obravnavo konkretnega primera. Znajo zveneti prepričljivo tudi takrat, ko je odgovor zastarel, preveč splošen ali napačen. AI v računovodstvu lahko na primer opiše splošno pravilo, spregleda pa izjemo pri kraju obdavčitve, posebnost pri oprostitvi ali omejitev pri priznavanju odhodka.
Pri čezmejnih storitvah je pomembno, kdo je kupec, kje je storitev opravljena, kakšna je narava storitve in katera dokazila obstajajo. Pri vozilih je pomembna dejanska uporaba, način financiranja, evidence in morebitna zasebna raba. Pri bonitetah, darilih in povračilih stroškov so pomembne vrednosti, prejemniki, namen in interna pravila. Tu jezikovni modeli in avtomatizirana obdelava ne smejo ostati brez preverjanja.
Anonimizirane situacije iz vsakdanje prakse
Podjetnik prejme račun za poslovno kosilo in pričakuje samodejno knjiženje. Sistem prepozna opis in predlaga strošek reprezentance. Šele vprašanje, kdo je bil prisoten in kakšen je bil namen srečanja, pokaže pravilno obravnavo. AI v računovodstvu je opravil administrativni del, odločilni del pa je bil vsebinski.
- Pri naročnini za programsko orodje je treba presoditi obdobje, uporabnika in morebitno obravnavo čezmejne storitve.
- Pri nakupu opreme ni dovolj znesek; pomembna sta namen uporabe in pričakovana doba koristnosti.
- Pri avansnem plačilu je treba ločiti plačilo, račun, dobavo in pravilno časovno evidentiranje.
- Pri potnem nalogu avtomatizacija preveri kilometre, ne pa nujno poslovnega razloga poti.
- Pri prejetem dobropisu AI v računovodstvu predlaga povezavo, človek pa preveri ekonomsko vsebino popravka.
Podobno velja pri nenavadnih popustih, kompenzacijah, internih prefakturiranjih ali stroških, ki se ponavljajo v različnih obdobjih. Če sistem nima celotne zgodbe, lahko predlaga formalno lepo, a vsebinsko napačno rešitev. Zato je koristno, da podjetje dokumentira razloge za odločitve, hrani priloge in pravočasno pojasni okoliščine računovodstvu.
Kako uporabljati AI odgovorno
Odgovorna uporaba pomeni, da so pravila znana že pred avtomatizacijo. Določiti je treba, katere predloge sistem sme pripraviti sam, katere mora označiti za pregled in kdaj je obvezno dodatno vprašanje stranki ali odgovorni osebi. AI v računovodstvu naj bo vključen v kontrolni proces, ne mimo njega. Posebej občutljive so davčne izjeme, povezane osebe, osebna poraba in poslovni dogodki brez jasnih dokazil.
Najboljši rezultati nastanejo, ko se tehnologija poveže s kakovostnim računovodskim znanjem. Podjetje lahko veliko naredi samo: pravočasno oddaja dokumente, dopiše namen stroška, uredi potrjevanje in ne skriva posebnosti. Vendar se pri pomembnih odločitvah splača imeti sogovornika, ki zna vprašati pravo vprašanje. AI v računovodstvu je pomočnik; kakovostna presoja pa ostaja razlika med hitrim knjiženjem in pravilno rešitvijo.
O avtorju:
Robert Dvoršek je podjetnik, računovodja, podjetniški in finančni svetovalec. Je lastnik in direktor uspešnega podjetja ZNAJDI SE računovodstvo d.o.o., ustanovitelj in direktor Zavoda Znajdi se, avtor knjige (Z)NAJDI SE v podjetništvu, predsednik več društev in združenj. V poslovnem svetu ima obilo izkušenj - 17 let dela v računovodstvu, 15 let vodenja samostojnega računovodskega servisa, vrsto let pa se ukvarja z davčnim in finančnim svetovanjem. S podjetništvom in lastno poslovno kariero je pričel leta 2007 z ustanovitvijo zasebnega zavoda, nadaljeval z razvojem računovodskega servisa kot samostojni podjetnik, kasneje pa kot d.o.o.. Pred vstopom v poslovni svet je že več kot 10 let aktivno deloval v vodstvih različnih organizacij, društev in klubov. Poleg univerzitetne izobrazbe ima opravljena različna neformalna izobraževanja in za seboj vodenje več kot 100 projektov. Vse svoje izkušnje in znanja je združil v svoji prvi knjigi (Z)najdi se v podjetništvu.