Sistematizacija mikro podjetij

Na prvi pogled je slišati zelo preprosto, vendar v resnici ni. Marsikdo bo namreč ob besedah, kot so sistematizacija, organizacija, procedure, definiranje in tako naprej, pomislil – to je vendar preveč birokratsko za podjetništvo. Kaj se v resnici skriva za tem?

 

 

 

Kako naj izpeljem sistematizacijo? V poslovni teoriji se ta pojavlja pod zelo različnimi poimenovanji, vendar je načeloma vsem skupno to, da je ta usmeritev sestavljena iz naslednjih faz:  

1) Opazuj in beleži

2) Oblikuj izboljšave in jih uvedi

3) Ocenjuj napredek in nadaljuj z dodatnimi popravki in izboljšavami 

 

Takšne usmeritve sodijo bolj v kakšne velike organizacije, korporacije, velike sisteme in pomenijo nefleksibilnost, ubijajo kreativnost in celo zavirajo podjetništvo.

In kaj je tisto, v čemer se razlikujejo mikro ali start-up podjetja in neka uspešna korporacija? Poleg očitnega – velikosti, obsega kapitala, števila zaposlenih – je tu vsekakor še en vidik: to je sistem.

Veliko podjetje je seveda veliko bolj kompleksno kot majhno, obseg izdelkov ali storitev, ki jih ponuja, je seveda že sam po sebi dejavnik. Tako je torej preprosto nemogoče poslovati brez dobro zastavljenega sistema.

Vendar ima tudi mikro podjetje nekaj podobnosti z velikimi sistemi. Najprej že pri tem, da oboje upravljajo ljudje. Sistemi, sistematizacija in pravila v velikih sistemih obstajajo namreč zgolj zaradi tega razloga. Ljudje smo zmotljivi, ljudje se menjajo, ljudje so lahko bolj ali manj produktivni, bolj ali manj muhasti. In veliki sistemi preprosto ne morejo »verjeti na lepe oči«, da si bodo prav vsi ljudje, vsi zaposleni in drugi sodelavci natančno zapomnili prav vse postopke, vedno, brez izjeme upoštevali vsa pravila in navodila ... pravzaprav celo tisti, ki ustvarja pravila in daje navodila, ne zaupa samemu sebi, da si bo vse zapomnil.

In zakaj bi bili torej ljudje drugačni v mikro podjetjih? Ker je pravil manj? V absolutnem smislu jih je definitivno manj. Vendar, ali jih je manj tudi na posameznega človeka?

Namen sistema v podjetju je torej najprej objektivno oceniti, nato izboljšati in potem še naprej ažurno izboljševati vse vidike poslovanja. Zakaj bi bilo to samo za velike?

Pri tem pa negativno gledati na sisteme v malih podjetjih nikakor ni upravičeno. Ne gre za birokracijo. To, da so procesi in opravila v podjetju do določene mere nadzorovani, je še kako dobra stvar. To ne pomeni izgube fleksibilnosti ali kreativnosti. Pomeni kvečjemu postaviti zdrave temelje za razvoj dobrih idej in njihovo učinkovito implementacijo.

Sistematizacija je dobra stvar, pomeni red in pomeni možnost za izboljšave. S tem ko se izpiše interna poslovna dokumentacija, to ne pomeni omejevanje kreativnosti ali ubijanje spontanosti – pomeni zgolj dobro organizacijo.  

 

Avtor: Robert Dvoršek

O avtorju: