Prenehanje pogodbe o zaposlitvi ne pomeni, da se obveznosti delodajalca končajo že z ustnim obvestilom ali zadnjim prihodom delavca v pisarno. Delovno razmerje traja do dogovorjenega izteka pogodbe za določen čas oziroma do zakonitega prenehanja, zato je treba do tega dne pravilno voditi evidenco delovnega časa, obračunati plačo ali nadomestilo, urediti odsotnosti, stroške prehrane in prevoza ter pravočasno pripraviti dokumentacijo. Največ napak nastane prav v zadnjih dneh, ko se zdi, da je sodelovanje že zaključeno.
Kdaj nastopi Prenehanje pogodbe o zaposlitvi
Pri pogodbi za določen čas je osnovno pravilo preprosto: delovno razmerje preneha z datumom, ki je določen v pogodbi, razen če pride do druge zakonite podlage za prekinitev delovnega razmerja. To je lahko sporazum, redna ali izredna odpoved, potek poskusnega dela ali drug zakonsko predviden razlog. Prenehanje pogodbe o zaposlitvi mora biti zato vedno vezano na dokument, datum in pravno podlago, ne zgolj na dogovor v pogovoru.
Bodite informirani o tej in podobnih temah:
Za računovodstvo je ključno, da ve, kateri dan je zadnji dan delovnega razmerja. Do vključno tega dne je delavec praviloma še vključen v zavarovanja, upravičen do plače ali nadomestila in zajet v evidenci delovnega časa. Če je iztek pogodbe na dan, ko delavec sicer ne bi delal, to samo po sebi ne spremeni datuma prenehanja. Prenehanje pogodbe o zaposlitvi je administrativni in pravni dogodek, ki mora biti usklajen s kadrovskimi podatki.
V praksi se pogosto zgodi, da delodajalec delavcu nekaj dni pred iztekom pove, da mu ni treba več prihajati na delo. Tak dogovor je lahko povsem smiseln, vendar ga je treba pravilno opredeliti. Ali gre za izrabo letnega dopusta, čakanje na delo, oprostitev opravljanja dela z nadomestilom ali drugo opravičeno odsotnost? Od odgovora je odvisno, kako se vodi evidenca, kakšno plačilo pripada in kateri stroški se povrnejo.
Če delovno razmerje še traja, mora biti vsak dan do izteka jasno evidentiran in obračunan.
Najslabša rešitev je, da zadnji dnevi ostanejo neopredeljeni. Takrat se kasneje pojavljajo vprašanja, ali je bil delavec neupravičeno odsoten, ali mu pripada polna plača, nadomestilo ali dopust, ter ali so bili stroški pravilno obračunani. Kakovostno računovodstvo bo pred obračunom plače praviloma zahtevalo jasen podatek: prisotnost, dopust, bolniška odsotnost, čakanje na delo ali druga plačana odsotnost.
Plača, nadomestilo in zadnji obračun
Prenehanje pogodbe o zaposlitvi ne izbriše obveznosti za že opravljeno delo. Za dneve, ko delavec dela, mu pripada plača v skladu s pogodbo, evidenco delovnega časa in internimi pravili. Če opravlja delo samo del meseca, se plača obračuna sorazmerno. Pri tem je pomembno, da so vključeni tudi dodatki, na primer za nadurno delo, nočno delo, delo ob nedeljah ali praznikih, če so dejansko nastali.
Če delavec v zadnjih dneh ne dela, je treba določiti podlago za nadomestilo. Pri letnem dopustu gre praviloma za nadomestilo plače, kot če bi delavec delal. Pri čakanju na delo je treba imeti ustrezno pisno napotitev oziroma odločitev delodajalca, višina nadomestila pa je odvisna od zakonske podlage in konkretnih okoliščin. Če delodajalec delavcu samo sporoči, naj ostane doma, brez jasne opredelitve, to praviloma ne more pomeniti neplačane odsotnosti.
Pri zaključnem obračunu naj delodajalec preveri predvsem:
- točen datum, ko nastopi Prenehanje pogodbe o zaposlitvi,
- evidenco delovnega časa do zadnjega dne razmerja,
- izrabljen in preostali letni dopust,
- morebitne nadure, dodatke, stimulacije ali odbitke,
- povračila stroškov prehrane in prevoza po dejanski podlagi,
- morebitno odpravnino ali druga izplačila, če pripadajo.
Posebno previdnost zahteva neizkoriščen dopust. Delavec naj ga praviloma izrabi v času trajanja zaposlitve, če je to mogoče. Denarno nadomestilo za neizrabljen dopust ni avtomatična zamenjava za dopust, temveč pride v poštev predvsem takrat, ko izraba zaradi prenehanja razmerja objektivno ni bila mogoča. Zato je smiselno, da se zaključek zaposlitve načrtuje dovolj zgodaj, ne šele pri zadnjem obračunu.
Stroški prehrane in prevoza ob odsotnosti
Prenehanje pogodbe o zaposlitvi pogosto odpre tudi vprašanje stroškov. Povračilo prehrane med delom je praviloma vezano na dejansko prisotnost na delu oziroma na opravljanje dela v obsegu, ki daje pravico do povračila. Če delavec v zadnjih dneh koristi dopust, je na bolniški odsotnosti ali je doma na čakanju, se prehrana za te dneve praviloma ne obračuna, razen če posebna pravila določajo drugače.
Podobno velja za prevoz na delo in z dela. Povračilo je vezano na dejansko pot na delo. Če delavec ne pride na delo, ker mu je delodajalec odredil čakanje ali dopust, praviloma ni dejanskega stroška prevoza. Pri delu od doma je treba preveriti dogovor in interno ureditev, saj ne gre za klasično pot na lokacijo delodajalca. Prenehanje pogodbe o zaposlitvi zato zahteva usklajenost med kadrovsko evidenco in obračunom stroškov.
Dokumentacija, odjava in oprema
Ob koncu sodelovanja naj delodajalec pripravi dokumentacijo pravočasno, ne šele po izplačilu plače. Sem spadajo obvestila ali akti o prenehanju, morebitni sporazum, evidenca dopusta, potrdila, zaključni obračun in podlage za odjavo iz obveznih socialnih zavarovanj. Prenehanje pogodbe o zaposlitvi mora biti usklajeno tudi z roki za odjavo, saj zamude povzročajo nepotrebne popravke in dodatno administracijo.
Praktičen del zaključka je tudi vračilo opreme. Delodajalec naj evidentira vračilo računalnika, telefona, kartic, ključev, delovne opreme, dokumentacije in dostopov do informacijskih sistemov. Če je oprema poškodovana ali ni vrnjena, je treba ravnati previdno in na podlagi pravil, ne z enostranskimi odbitki brez ustrezne podlage. Tudi tu se pokaže razlika med urejenim postopkom in improvizacijo.
Za miren zaključek je najbolje, da delodajalec računovodstvu čim prej sporoči datum izteka, vrsto prenehanja, podatke o prisotnosti, dopustu, odsotnostih in stroških. Prenehanje pogodbe o zaposlitvi je lahko rutinski postopek, če so informacije jasne. Če pa se zadnji dnevi urejajo naknadno, se poveča tveganje napačnega obračuna, nezadovoljstva delavca in popravkov poročanja.
Osnovni nasvet je zato preprost: že ob odločitvi o zaključku sodelovanja določite pravno podlago, zadnji dan razmerja in status vsakega dne do takrat. Prenehanje pogodbe o zaposlitvi naj bo dokumentirano, obračunano in komunikacijsko jasno. Tako delodajalec zaščiti sebe, delavcu zagotovi pravilno izplačilo, računovodstvu pa omogoči, da delo opravi strokovno, natančno in brez ugibanja.
O avtorju:
Robert Dvoršek je podjetnik, računovodja, podjetniški in finančni svetovalec. Je lastnik in direktor uspešnega podjetja ZNAJDI SE računovodstvo d.o.o., ustanovitelj in direktor Zavoda Znajdi se, avtor knjige (Z)NAJDI SE v podjetništvu, predsednik več društev in združenj. V poslovnem svetu ima obilo izkušenj - 17 let dela v računovodstvu, 15 let vodenja samostojnega računovodskega servisa, vrsto let pa se ukvarja z davčnim in finančnim svetovanjem. S podjetništvom in lastno poslovno kariero je pričel leta 2007 z ustanovitvijo zasebnega zavoda, nadaljeval z razvojem računovodskega servisa kot samostojni podjetnik, kasneje pa kot d.o.o.. Pred vstopom v poslovni svet je že več kot 10 let aktivno deloval v vodstvih različnih organizacij, društev in klubov. Poleg univerzitetne izobrazbe ima opravljena različna neformalna izobraževanja in za seboj vodenje več kot 100 projektov. Vse svoje izkušnje in znanja je združil v svoji prvi knjigi (Z)najdi se v podjetništvu.