cat1

Ko bodoči podjetnik želi registrirati podjetje na naslovu, ki ni njegova last, je izjava za sedež podjetja nujen dokument za uspešno registracijo. Gre za obveznost, ki jo predpisuje zakonodaja, in brez katere postopka ustanovitve ni mogoče izvesti. To velja tako za ustanovitev s.p., kot drugih oblik (d.o.o.). V nadaljevanju predstavljamo, kdo jo mora podpisati, kje jo overiti in kako dolgo velja.

Zakaj je izjava za sedež podjetja obvezna?

Izjava za sedež podjetja je uradni dokument, s katerim lastnik nepremičnine potrdi, da dovoljuje registracijo poslovnega naslova na svojem naslovu. Gre za zahtevo, ki izhaja iz Zakona o gospodarskih družbah, natančneje iz 74. člena, ki jasno določa, da mora podjetnik za registracijo podjetja na tujem naslovu pridobiti dovoljenje lastnika.

Tudi če podjetnik na tem naslovu živi ali ima tam prijavljeno stalno prebivališče, to ne pomeni, da ima avtomatsko dovoljenje za registracijo podjetja. Potreben je izrecen pisni in overjen pristanek lastnika.

Izjava za sedež podjetja – ključni dokument pri registraciji podjetjaKako pripraviti izjavo in kje jo overiti?

Za pripravo dokumenta podjetnik potrebuje obrazec, ki ga izpolni lastnik nepremičnine. Po izpolnitvi je treba podpis overiti. To lahko storite:

• na upravni enoti,

• pri notarju,

• na SPOT točki.

Pomembno je, da je izjava za sedež podjetja v času registracije stara največ 30 dni. V nasprotnem primeru jo bo registrski organ zavrnil, kar pomeni zamudo pri ustanovitvi podjetja.

Kaj v primeru več lastnikov?

Če je nepremičnina, na kateri želi podjetnik registrirati sedež podjetja, v solastništvu, zadostuje, da izjavo podpiše eden od lastnikov z najmanj 25 % lastniškim deležem. Tudi v tem primeru mora biti podpis ustrezno overjen. Pri večstanovanjskih stavbah naj izjavo poda lastnik stanovanja, kjer bo registriran poslovni naslov.

Kaj storiti, če lastnik ne želi dati soglasja?

Ni redkost, da lastnik noče podpisati izjave. V takem primeru ima podjetnik možnost najema virtualne pisarne. S tem si zagotovi poslovni naslov brez odvisnosti od soglasja lastnika druge nepremičnine. Storitev je še posebej primerna za podjetnike, ki poslujejo prek spleta, na terenu, ali želijo hitro ustanoviti podjetje brez zapletov z dokumentacijo.

Zaključek

Ne glede na to, ali registrirate s.p. ali d.o.o., je izjava za sedež podjetja ključna, če sedež ni na vaši lastni nepremičnini. Pravočasna priprava in overitev izjave bosta prihranili čas in preprečili zaplete med postopkom registracije. Prav tako boste s strokovnim računovodstvom, kot ga zagotavlja ZNAJDI SE računovodstvo, pridobili ustrezno podporo pri odločanju o tem, kakšna oblika je najprimernejša in podporo z nasveti skozi celoten proces ustanavljanja.

Nadaljujemo v sklopu teme meseca januarja - Nov začetek in novoletne zaobljube. Tokrat o razvijanju posla, temelji na ideji bodisi produkta bodisi storitve ali trgovanja. Preden se začne oblikovati poslovni načrt ali koncept je vsekakor potrebno razmisliti že o sami ideji. In kako pristopiti do kupcev? Več v članku samem. 

Osnove za ustanovitev s.p. so vsekakor dobre informacije. Razumeti je potrebno, da v bistvu ne gre ravno za ustanovitev, saj samostojni podjetnik ni neka ločena pravna oseba, temveč gre za fizično osebo, ki opravlja določeno dejavnost.

Prehod iz s.p. na d.o.o. ob zaključku leta zahteva več kot odprtje nove družbe in zaprtje statusa samostojnega podjetnika. Gre za odločitev, ki vpliva na dohodnino, prispevke, davek od dohodkov pravnih oseb, DDV, pogodbe, osnovna sredstva in denarni tok. Najvarnejši pristop je vnaprejšnja časovnica, podprta z računovodsko projekcijo do konca leta in jasnimi dokazili za vsak prenos. Tako podjetnik ne ugiba, temveč primerja scenarije, oceni davčne posledice in pravočasno uredi dokumentacijo.

Zakaj je prehod iz s.p. na d.o.o. ob koncu leta občutljiv

Pri samostojnem podjetniku se poslovni rezultat praviloma odrazi v dohodnini fizične osebe, zato lahko datum spremembe pomembno vpliva na skupno letno obremenitev. Če se prehod iz s.p. na d.o.o. zgodi v zadnjih mesecih leta, se lahko v istem obdobju pojavijo dobiček iz dejavnosti, plača iz nove družbe, prispevki in morebitni drugi dohodki. Pri družbi je obdavčitev ločena, vendar to ne pomeni, da je skupna davčna slika samodejno ugodnejša. Pomembno je razumeti tudi, kdaj in kako se dobiček družbe pozneje izplača lastniku.

Ob zaključku leta so pogoste tudi praktične dileme: kateri prihodki še pripadajo s.p., kateri stroški so povezani z dejavnostjo, ali je smiselno prenesti zaloge, kako ravnati z osnovnimi sredstvi in kdaj obvestiti kupce. Prehod iz s.p. na d.o.o. zato ni en sam dogodek, ampak zaporedje odločitev, pri katerih mora biti poslovna vsebina skladna z računovodsko in davčno obravnavo.

Začetek naj bo projekcija, ne obrazec

Preden se sprejme dokončna odločitev, je priporočljivo pripraviti projekcijo poslovanja do konca leta. Ta naj vključuje pričakovane prihodke, še neprejete račune, stroške, prispevke, akontacije, predvideno plačo v družbi in likvidnost po plačilu davčnih obveznosti. Prehod iz s.p. na d.o.o. je smiselno primerjati v vsaj dveh scenarijih: prenos pred koncem leta in prenos v začetku naslednjega leta. Razlika med scenarijema pogosto pokaže, da navidezno hitra rešitev ni nujno finančno najboljša.

• ocenite, kateri posli bodo dejansko opravljeni pred datumom prenosa;
• preverite, ali so stroški poslovno potrebni, dokazljivi in pravilno časovno razmejeni;
• izračunajte vpliv prispevkov, dohodnine, akontacij in morebitnega doplačila;
• preglejte odprte terjatve, obveznosti, zaloge, opremo in dolgoročne pogodbe;
• pripravite dokumentacijo za prenos dejavnosti, sredstev ali pogodb na družbo;
• določite, kdo bo po prenosu izdajal račune in kdo bo nosilec posameznega projekta.

Prihodki in stroški se ne smejo poljubno prestavljati

Ena najpogostejših napak je prepričanje, da je mogoče prihodke in stroške razporediti po želji, glede na to, kje je davčna posledica ugodnejša. V praksi mora vsak prihodek slediti dejanskemu opravljenemu poslu, pogodbeni podlagi in nosilcu tveganja. Enako velja za stroške: priznani so le, če so povezani z dejavnostjo, ustrezno dokumentirani in časovno pravilno evidentirani. Prehod iz s.p. na d.o.o. ne sme biti razlog za umetno ustvarjanje odhodkov ali prenašanje dobička brez poslovne vsebine.

Če s.p. po ustanovitvi družbe še nekaj časa ostane aktiven, mora za to obstajati razumljiv razlog. To je lahko zaključevanje starih projektov, izterjava terjatev, prenos pogodb ali urejanje sredstev. Vendar morajo biti tudi v prehodnem obdobju evidence jasne. Računovodstvo mora vedeti, kateri subjekt je opravil storitev, kdo je imel strošek in na podlagi česa je bila cena določena.

Posli med s.p. in družbo zahtevajo dokazila

Ker sta s.p. in družba pogosto vsebinsko povezana prek iste osebe, so posli med njima posebej občutljivi. To velja za prodajo opreme, najem poslovnih sredstev, prenos zalog, uporabo prostorov, svetovalne storitve ali podporo pri zaključevanju projektov. Prehod iz s.p. na d.o.o. mora biti v takih primerih podprt z internimi obračuni, pogodbami, zapisniki, cenitvami ali drugimi dokazili, ki pokažejo, da je bil posel resničen in tržno utemeljen.

Ni dovolj, da obstaja račun. Iz dokumentacije mora biti razvidno, kaj je bilo opravljeno, zakaj je bilo potrebno, kdaj je bilo izvedeno in kako je bila določena vrednost. Pri povezanih poslih je tveganje večje, če so cene neobičajne, če ni dokazov o izvedbi ali če je edini namen znižanje davčne osnove. Dobro pripravljeno preoblikovanje poslovanja zmanjša možnost nepriznanih odhodkov in poznejših sporov.

Zaposlitev v družbi in prispevki

Ko se začne poslovanje prek družbe, se odpre tudi vprašanje statusa lastnika oziroma direktorja. Če se podjetnik v družbi zaposli, nastanejo obveznosti iz plače, prispevkov in akontacije dohodnine. Če s.p. še ni zaprt, je treba preveriti, kako se statusi časovno prekrivajo in katere obveznosti nastanejo v posameznem obdobju. Prehod iz s.p. na d.o.o. je zato treba uskladiti tudi z vidika socialnih zavarovanj, ne le z vidika davčnega obračuna.

Zaključni kontrolni seznam pred odločitvijo

Pred dokončno izvedbo naj podjetnik skupaj z računovodjo pregleda odprte račune, pogodbe, dolgove, zaloge, osnovna sredstva, morebitne olajšave, DDV položaj in denarna sredstva za plačilo obveznosti. Posebej pomembno je, da se dokumentacija ne pripravlja za nazaj, temveč sproti. Prehod iz s.p. na d.o.o. je najbolj varen takrat, ko so poslovni razlogi jasni, davčni učinki izračunani, prenosi utemeljeni in časovnica realna.

Izobraževalni zaključek je preprost: prenos dejavnosti ob koncu leta naj bo načrtovan projekt, ne hitra administrativna rešitev. Prehod iz s.p. na d.o.o. lahko prinese bolj pregledno poslovanje, omejitev odgovornosti in drugačno davčno strukturo, vendar le, če je izveden zakonito, dokumentirano in s pravočasno strokovno podporo.

O avtorju:

Robert Dvoršek je podjetnik, računovodja, podjetniški in finančni svetovalec. Je lastnik in direktor uspešnega podjetja ZNAJDI SE računovodstvo d.o.o., ustanovitelj in direktor Zavoda Znajdi se, avtorknjige (Z)NAJDI SE v podjetništvu, predsednik več društev in združenj. V poslovnem svetu ima obilo izkušenj - 17 let dela v računovodstvu, 15 let vodenja samostojnega računovodskega servisa, vrsto let pa se ukvarja z davčnim in finančnim svetovanjem. S podjetništvom in lastno poslovno kariero je pričel leta 2007 z ustanovitvijo zasebnega zavoda, nadaljeval z razvojem računovodskega servisa kot samostojni podjetnik, kasneje pa kot d.o.o.. Pred vstopom v poslovni svet je že več kot 10 let aktivno deloval v vodstvih različnih organizacij, društev in klubov. Poleg univerzitetne izobrazbe ima opravljena različna neformalna izobraževanja in za seboj vodenje več kot 100 projektov. Vse svoje izkušnje in znanja je združil v svoji prvi knjigi (Z)najdi se v podjetništvu.